Is jouw kantoor geschikt voor een VR teambuilding sessie? [Gratis Checklist]
Je bent enthousiast over VR teambuilding. Maar past het wel bij jullie kantoor?
Die vraag krijgen we constant. En terecht. Je wilt geen activiteit boeken die achteraf niet uitvoerbaar blijkt. Geen gedoe met te weinig ruimte, verkeerde faciliteiten, of logistieke problemen.
Deze checklist geeft je binnen 5 minuten antwoord. Vink af wat je hebt, zie direct waar je aan voldoet, en krijg persoonlijk advies als je twijfelt.
Waarom deze checklist belangrijk is
VR teambuilding op locatie is flexibel. Maar niet รฉlke ruimte is geschikt. En dat is logisch.
De meeste kantoren kunnen het wel aan. Maar het scheelt stress (voor zowel jullie als ons ;)) als je vooraf weet waar je aan toe bent. Deze checklist voorkomt:
- Last-minute verrassingen: “Oh, we hebben geen stopcontacten in die ruimte.”
- Onrealistische verwachtingen: “We dachten 80 mensen in die kleine zaal te kunnen.”
- Verspilde tijd: Geen heen-en-weer met vragen, je weet meteen wat mogelijk is.
- Budget zorgen: Geen extra kosten voor dingen die je had kunnen voorzien.
Plus: als je niet aan alles voldoet, is dat vaak geen probleem. We denken mee in oplossingen. Maar we moeten wel weten waarmee we werken.
De 9-Punts Checklist
Pak een pen (of open Notes op je telefoon). Loop door deze punten en vink af wat jullie hebben. Aan het einde weet je precies of jullie kantoor geschikt is.
โ Beschikbare ruimte: Minimaal 5×5 meter leeg
Wat je nodig hebt:
Voor VR Multiplayer Games: รฉรฉn ruimte van minimaal 5 bij 5 meter, volledig leeg. Geen tafels, geen stoelen, geen pilaren. Gewoon open ruimte waar mensen kunnen bewegen.
Voor VR Escape Room: Alleen tafels en stoelen nodig. Geen lege ruimte vereist. Een vergaderzaal, kantine of meerdere kleine vergaderruimtes/kantoren is perfect.
Hoe te checken:
- Loop naar de ruimte waar je het wilt organiseren
- Tel je stappen: 5 meter = ongeveer 6-7 grote stappen
- Check of je meubels makkelijk kunt verplaatsen (of ruimte al leeg is)
Wat als je dit niet hebt?
Kleinere ruimte? Dan kunnen we kiezen voor de VR Escape Room (aan tafels) of meerdere kleinere ruimtes gebruiken waar teams om de beurt spelen. Geen deal-breaker! Mocht je toch onze VR multiplayer willen spelen. Dan kan het in uiterste nood ook in 3×3 meter maar dan vallen er een groot aantal spellen af รฉn kun je maar met max. 3 personen tegelijk. Niet ideaal maar wel een mogelijkheid.
โ Stroomvoorziening: 1-2 stopcontacten beschikbaar
Wat je nodig hebt:
Minimaal 1 stopcontact in of nabij de ruimte. Liefst 2 (รฉรฉn voor onze laptop/WiFi, รฉรฉn voor een TV als je die wilt gebruiken voor streaming).
Hoe te checken:
- Tel de stopcontacten in de ruimte
- Check of ze werken (klinkt dom, maar gebeurt vaker dan je denkt)
- Zijn ze vrij toegankelijk? (niet achter zware kasten)
Wat als je dit niet hebt?
Wij nemen een verlengsnoer van 20 meter mee. Zolang er ergens in het gebouw stroom is, komen we er wel. Zelfs een stopcontact op de gang werkt.
โ Bereikbaarheid: Makkelijk Laden/Lossen bij ingang
Wat je nodig hebt:
Mogelijkheid om binnen 20 meter van een ingang te parkeren voor laden/lossen. We hebben koffers met apparatuur die we naar binnen moeten brengen.
Hoe te checken:
- Is er een laad-/losplaats of parkeerplaats bij de ingang?
- Kunnen we daar tijdelijk staan (10-15 minuten)?
- Zitten er toegangspoorten/slagbomen? (graag van tevoren doorgeven)
Wat als je dit niet hebt?
Geen probleem als we iets verder moeten lopen. We hebben trolleys. Geef alleen vooraf door hoe het zit, dan plannen we extra tijd.
โ Locatie Indeling: Ruimte zonder obstakels
Wat je nodig hebt:
Voor VR Multiplayer: Geen pilaren, geen lage plafonds (<2.20m), geen breekbare spullen in de buurt. Mensen bewegen met een VR-bril op, ze zien de fysieke ruimte niet.
Hoe te checken:
- Staan er pilaren midden in de ruimte?
- Hoe hoog is het plafond? (mensen zwaaien soms met hun armen omhoog)
- Staan er breekbare dingen (vazen, kunst, glazen wanden)?
Wat als je dit niet hebt?
Pilaren kunnen we omzeilen door het speelveld kleiner te maken. Breekbare spullen verplaats je even. Laag plafond? Dan kiezen we games waar je niet veel omhoog reikt.
โ Faciliteiten: Tafels/Stoelen Voor Escape Room
Wat je nodig hebt:
Als je de VR Escape Room kiest: tafels en stoelen voor teams van 5 personen. Bijvoorbeeld 6 tafels voor 30 personen (6 teams ร 5).
Hoe te checken:
- Hoeveel tafels en stoelen heb je beschikbaar?
- Zijn ze in de ruimte aanwezig of moet je ze ergens anders vandaan halen?
- Zijn ze verplaatsbaar? (voor optimale indeling)
Wat als je dit niet hebt?
Mensen kunnen ook staand spelen aan statafels. Of we kiezen voor VR Multiplayer (geen tafels nodig). Er is altijd een oplossing.
โ WiFi/Internet: Eigen netwerk
Wat je nodig hebt:
Niks, eigenlijk. Wij nemen ons eigen WiFi-netwerk mee. Maar als jullie netwerk stabiel is, kunnen we dat ook gebruiken (scheelt opbouwtijd).
Hoe te checken:
- Werkt WiFi goed in de ruimte? (test op je telefoon)
- Krijgen gasten toegang zonder veel gedoe?
Wat als je dit niet hebt?
Geen WiFi? Geen probleem. We brengen ons eigen netwerk mee. Dit is standaard inclusief.
โ TV/Scherm: Optioneel voor live streaming
Wat je nodig hebt:
Niet verplicht, maar leuk: een TV of beamer waar we de game live kunnen streamen. Zo zien toeschouwers wat de speler in VR ziet.
Hoe te checken:
- Is er een TV of beamer aanwezig?
- Heeft die HDMI-ingang? (standaard op alle moderne TV’s)
- Waar staat het apparaat? (kunnen we er makkelijk bij?)
Wat als je dit niet hebt?
Geen TV? Dan streamen we niet. De ervaring voor spelers blijft precies hetzelfde. Het is alleen extra entertainment voor kijkers.
โ Catering mogelijkheden: Kan op dezelfde locatie
Wat je nodig hebt:
Als je VR wilt combineren met lunch, borrel of diner: mogelijkheid om catering te organiseren op dezelfde locatie. (Dit regelen jullie zelf, maar handig om te weten of het kan.)
Hoe te checken:
- Is er een keuken of pantry nabij?
- Mag er gegeten/gedronken worden in de ruimte?
- Werken jullie met vaste cateraars of kan iedereen leveren?
Wat als je dit niet hebt?
Dan plan je VR en catering gewoon na elkaar in verschillende ruimtes. Of je doet eerst borrel, dan VR. Flexibiliteit genoeg. Tijdens mag ook. Met de VR escape room kun je makkelijk wat lekkers op de (sta)tafel zetten.
โ Toegankelijkheid: Lift/Rolstoelvriendelijk (nndien relevant)
Wat je nodig hebt:
Als je teamleden hebt met beperkte mobiliteit: toegankelijke ruimte (lift aanwezig, geen trappen, drempels of andere obstakels).
Hoe te checken:
- Is de ruimte op de begane grond of is er een lift?
- Zijn deuren breed genoeg voor een rolstoel?
- Zijn er drempels of hoogteverschillen?
Wat als je dit niet hebt?
Geef het van tevoren door. We kunnen VR dan op een andere verdieping/locatie organiseren waar iedereen bij kan, of specifieke aanpassingen maken voor de persoon in kwestie.
